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M a n u a L d e u s u a r I o creación y visualizacion de un pedido abierto por contrato

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TítuloM a n u a L d e u s u a r I o creación y visualizacion de un pedido abierto por contrato
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M A N U A L D E U S U A R I O


CREACIÓN Y VISUALIZACION

DE UN PEDIDO ABIERTO POR CONTRATO


Elaborado por:

Lic.José Andrés Blanco Chaves


Setiembre, 2003

Crear un pedido abierto por Contrato



Vía de Acceso

En el menú principal de SAP, ingrese por la opción Logística  Gestión de Materiales  Compras  Zcad.


Objetivo

Los pedidos abiertos para materiales, bienes y servicios adquiridos en base a un Contrato, se crean con el objetivo solicitar formalmente a un proveedor, determinados materiales, bienes o servicios en cantidades específicas para una fecha determinada y el pedido como tal es un documento presupuestario legal, que permite la ejecución del pago correspondiente.


Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato.





Cuando se ha ingresado a la transacción de ZCAD, se deberá de indicar el ministerio y el número de trámite al que se le desea generar contrato y damos enter para que se presente la información de trámite, tal y como se muestra a continuación:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato.




Posteriormente deberá ir a la pestaña de adjudicaciones y se ponemos firmeza a las posiciones del trámite que no se encuentran recurridas, una vez transcurrido el plazo establecido por ley. Véase la siguiente pantalla.


Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





A continuación se grabarán los datos, se marcan las posiciones a las cuales les corresponde incluirse en el contrato, posteriormente se seleccionará el icono crear contrato marco, tal y como se muestra en la siguiente figura:


Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato



Aparece una pantalla en la cual se deberá indicar:


  1. La clase de contrato (SB para contratos de bienes y servicios, CO para contratos de obra o SP para contratos de servicios públicos) y los dígitos del ministerio.

  2. El contrato está compuesto de la siguiente manera: Primeros dos dígitos para el tipo de contrato, los siguientes dos para el código del ministerio, los siguientes tres para el consecutivo interno que es asignado por la Proveeduría Institucional, y los dos últimos para el año.

  3. Fecha del Contrato: Cuando este fue confeccionado.

  4. Período de validez: Fecha en que inicia el rige del contrato.

  5. Fin del período de validez: Fecha en que termina el contrato.

  6. Fecha de aprobación interna: Fecha en que el contrato fue aprobado internamente por las personas correspondientes.

  7. Fecha máxima de prórroga: Fecha que se establece como posible para prorrogar el contrato.


Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Una vez ingresada esta información se deberá seleccionar enter . Los datos ingresados se cargarán automáticamente en la pantalla de adjudicaciones, tal y como se presenta a continuación:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Se deberá de seleccionar la información del contrato que se incluyó anteriormente podría ser con la función CONTROL+C y se copiará esta información en la pestaña denominada ^ CONTRATO MARCO.


Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Una vez copiada la información del contrato en el espacio Nro. CONTRATO SAP, seleccionamos ENTER para que nos traiga la información del trámite. Véase en la figura siguiente:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Una vez que se presente la información del trámite se deberán de proponer las líneas que se incluirán en el contrato utilizando el icono señalado en la pantalla siguiente:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Al utilizar este ícono se nos presentarán las posiciones que se podrían incluir en el contrato tal y como se muestra a continuación:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Cuando esta información es verificada se deberá de indicarle que está correcta, seleccionando la opción de OK, tal y como lo muestra la siguiente figura.


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Posteriormente se deberán de marcar las posiciones que conformarán el pedido abierto y se seleccionará el icono de crear pedido de contrato marco, que se muestra en la siguiente figura:


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Inmediatamente se generará el número correspondiente al pedido abierto, tal y como se muestra a continuación


^ Ruta de acceso para crear un pedido abierto por Contrato





Con esa información generada se presentan diferentes opciones para dar mantenimiento al contrato generado, para tal efecto se dispone de cuatro opciones las cuales son: reajustar el contrato, inclusión de addendum, finiquitar la formalización contractual y prorrogar el contrato. Estas opciones se presentarán bajo los siguientes iconos:





Prórrogas:



Si se desea efectuar una prórroga a la formalización contractual, primero se deberá de estar claro si se trata de una prórroga automática o por addendum. Si es automática esta debió de indicarse al ingresar la información inicial del contrato.


^ Ruta Prórroga de un Contrato





Al registrar en el SIGAF la fecha máxima de prórroga del contrato, automáticamente me activará dentro de la pestaña PRORROGA la opción AUTOMÁTICA, véase la siguiente figura:


Ruta Prórroga de un Contrato




Si fue así se deberá de hacer la ^ PRÓRROGA POR ADDENDUM, en ambas formas se deberá de incluir la información de fecha de prórroga y si desea algún comentario adicional, posteriormente se selecciona el icono grabar Tal y como se muestra a continuación:

Ruta Prórroga de un C


ontrato.





Grabada la información se nos presenta la siguiente pantalla en donde se nos indica que el contrato ha sido prorrogado:


^ Ruta Prórroga de un Contrato




Addendum



Si lo que se desea es registrar un addendum a la formalización contractual, se selecciona este icono , desplegándose la siguiente pantalla. Se anotará el número y fecha de aprobación interna, número de oficio, rige. etc. Si el addendum requiere refrendo contralor, se deberá de incluir esta información en el espacio de texto y luego se graba la información. Ver figura siguiente:


^ Ruta Addendum de un Contrato



Finiquito



Si lo que se desea registrar es el finiquito de la formalización contractual, se seleccionará esta opción . Dentro de esta encontramos dos formas de finiquitar el contrato, la primera que es por término de plazo (acto) que se presenta cuando ya finalizó la formalización contractual. La resición que se origina por el incumplimiento de alguna de las partes, y finalmente la resolución que es el producto del acuerdo de las partes. Según corresponda se ingresará la información solicitada y luego se graba. Ver siguiente pantalla:


^ Ruta Finiquito de un Contrato





Reajustes




Si lo que se desea es registrar un reajuste de precios, se seleccionará el icono de , dentro de esta opción encontramos las siguientes alternativas: Obra pública, servicios y suministros y alquileres. En los dos primeros casos existen formulas establecidas por la Contraloría General de la República para este cálculo y la tercera es calculada con el incremento en el índice de precios al consumidor. Por tanto si lo que se desea es calcular e incluir un reajuste para un servicio seleccionamos ^ SERVICIOS Y SUMINISTROS, incluimos la información correspondiente y se da ENTER. Inmediatamente solicita se ingresen los datos del porcentaje del costo de mano de obra, porcentaje de gasto administrativo, porcentaje del insumo y porcentaje de utilidad. Una vez incluida esta información se deberá de dar ENTER para que se efectúe el cálculo automático aplicando la fórmula establecida y luego se graba la información. Ver figura a continuación:


^ Ruta para el Reajuste de precios de un Contrato





Visualizar un pedido abierto por Contrato



Para visualizar un pedido abierto se deberá seguir la siguiente ruta:


Vía de Acceso

  1. En el menú principal de SAP, ingrese por la opción Logística  Gestión de Materiales  Compras  Zcad  Contrato marco Visualizar o bien puede hacerlo por la siguiente ruta:




  1. Digitando en la barra de acceso directo la transacción ME33K o bien.




  1. En el menú principal de ^ SAP, ingrese por la opción Logística  Gestión de Materiales  Compras Contrato marco  Pedido abierto  Visualizar. A continuación se presentan las siguientes pantallas de referencia



Ruta 1 visualizar contrato generado





^ Ruta 2 visualizar contrato generado





Ruta 3 visualizar contrato generado





Si se ingresa desde el ZCAD no llevará directamente a la información del contrato generado, si es por la ruta 2 y tres deberá de indicarse en la pantalla siguiente el contrato que se desea consultar y seleccionar ^ ENTER


Ruta visualizar contrato generado




Posteriormente nos llevará a la pantalla presentada a continuación en donde podremos consultar información varia del contrato generado:


^ Ruta visualizar contrato generado.




Información disponible


Dentro de la información disponible para consulta se encuentra la siguiente:


Indicador

Nombre del Campo

Significado

1

Posición de contrato


Indica el número que identifica unívocamente una posición en un acuerdo marco.

2

Tipo de posición del documento de compras


Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material, obra o servicio o para una posición de servicio.

Utilización


En estos casos este campo tendrá que mantenerse vació.

3

Tipo de imputación


Indica si una posición debe liquidarse en una imputación auxiliar (por ejemplo, centro de coste). Existirán dos tipos de imputación, la “C” que corresponde a las compras dirigidas a cualquier partida presupuestaria, y la “T” que será para indicar que es de una cuenta especial, donde no se afecta presupuesto ordinario.

Utilización


El tipo de imputación especifica qué datos de imputación (por ejemplo, centro de coste, número de cuenta, etc.) son necesarios para la posición.

4

Número de material


Identifica un material de forma unívoca.

5

Texto breve


Indica la denominación breve del material.

6

Cantidad prevista


Cantidad total acordada con el proveedor cuya entrega puede ordenar (pedido abierto) o distribuir (plan de entregas) la posición del contrato marco.

7

Unidad de medida de pedido


Indica la unidad de medida en la que debe pedirse el material.

8

Precio neto en documento de compras moneda documento


Especifica el precio neto por unidad de precio

9

Cantidad base


Indica para cuántas unidades de la unidad de medida del precio de pedido es válido el precio.


10

Unidad medida de precio de pedido


Indica la unidad de medida a la que se refiere el precio del pedido.

11

Grupo de artículos


Clave con la que se pueden agrupar varios materiales o servicios con las mismas propiedades y un determinado grupo de artículos.

12

Centro


Indica la clave del ministerio a que se asocia el documento de compras.

Mediante la clave de centro se especifica, por ejemplo, el centro que debe recibir las mercancías pedidas.



Si la consulta a realizar se desea hacer a nivel de cabecera, se seleccionará en la pantalla que a continuación se presenta, la opción de CABECERA


^ Ruta visualizar datos de cabecera de contrato generado





Esta escogencia presentará la siguiente pantalla:


^ Ruta visualizar datos de cabecera de contrato generado





Dentro de la información disponible para consulta, está la que a continuación se presenta:

Indicador

Nombre del Campo

Significado

1

Intervalo de posición


Fija en que intervalo se proponen los números de posiciones.

2

In. Período validez





Fecha a partir de la cual se pueden llevar a cabo los servicios especificados en el contrato.

Utilización


En contratos:
Inicio del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco.

3

Fin período validez

Fecha hasta la que se pueden llevar a cabo los servicios o entregar los materiales.

Utilización


En contratos:
Fin del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco.

4

Clave de idioma





La clave de idioma indica el idioma

  • en que serán visualizados los textos

  • en que se podrán introducir textos

  • en que será la salida de impresión del sistema.

5

Clave de condiciones de pago


Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago

6

Valor previsto acumulado


Valor total de todos los materiales, obras o servicios que deben ser entregados por pedido abierto.

7

Clave de moneda


Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema.

8

Tipo de cambio de moneda


Tipo de cambio utilizado por el sistema para la conversión de moneda extranjera en moneda local.

Ejemplo


Su moneda local es el marco alemán (DEM) y su moneda extranjera es el EURO (EUR).

9

Incoterms parte 1


Las fórmulas usuales de contrato corresponden a las reglas establecidas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC).

Utilización


Los icoterms establecen reglas reconocidas en forma internacional, mediante las cuales se deben someter tanto el vendedor como el comprador para poder concluir de manera exitosa las transacciones comerciales.

Ejemplo


Cuando la mercancía se debe enviar a través de un puerto marino, el incoterms respectivo sera FOB ("Free On Board"). Detalle de la información por ejemplo, el nombre del puerto, puede ser indicada en un segundo campo incoterms: FOB Buenos Aires.

10

Incoterms, parte 2


Información adicional para el incoterm primario.

Ejemplo


Si el incoterm primario es por ejemplo, FOB ("Free on Board"), el secundario puede ser el nombre del puerto de donde se efectuará la entrega (por ejemplo, "FOB Barcelona").

11

Fecha de presentación de la oferta


Fecha en la cual el proveedor ha cursado la oferta.

12

Número de oferta


Número de oferta del proveedor.

13

Referencia


Número de referencia interno de cliente o de proveedor.

Utilización


El número de referencia identifica normalmente la persona responsable, en el cliente o proveedor, del documento de ventas (El número de referencia puede ser por ejemplo las iniciales del encargado).

14

Vendedor encargado en el proveedor


Corresponde al contacto directo al que se puede dirigir al comunicarse en la empresa.

15

Nuestra referencia


Número interno de referencia de su empresa

Utilización


El número de referencia identifica habitualmente a la persona que en su empresa es responsable para el documento de compras (el número de referencia puede estar constituido, por ejemplo, por las iniciales del encargado)

16

Número de teléfono del proveedor


Esta entrada tiene solamente un carácter informativo y no se copia en los documentos de compras.

17

Proveedor para suministro

El número de cuenta del proveedor es la clave unívoca mediante la cual se identifica el proveedor dentro del sistema SAP.

Al crear un registro maestro de proveedor se fija este número de cuenta a elección por el usuario o por el sistema.

Utilización


Cuando el proveedor al cual se pide la mercancía no efectua la entrega el mismo, puede introducir usted aquí el número de cuenta del proveedor suministrador. La liquidación de la entrega se efectúa sin embargo a través del proveedor al que se ha pedido.

18

Emisor de factura diferente


Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente a un acreedor.

Este número designa el acreedor que extiende la factura por el material pedido o por los servicios prestados.

Utilización


El número del emisor de la factura se asume en la factura en el lugar del proveedor al efectuar la recepción de factura.



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