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Procedimiento para el seguimiento de los planes de mejora de las unidades evaluadas de la umu

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PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORA DE LAS UNIDADES EVALUADAS DE LA UMU





Código: PM

Revisión: 01

Fecha: 14-03-07

Página de 6






INDICE


1. OBJETO

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

3. RESPONSABILIDADES

4. DEFINICIONES

5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

6. DESARROLLO

7. FORMATOS

8. REGISTROS

ANEXOS





^ RESUMEN DE REVISIONES

Número

Fecha

Modificaciones

00

10/05/2006

Edición Inicial

01

14/03/2007

Inclusión de formato para el seguimiento y del concepto de Plan Anual de Mejora































Elaborado/Revisado por:

Aprobado por:



Fdo: Francisca Martínez Faura



Fdo: Antonio López Cabanes

Jefa Servicio Unidad para la Calidad

Delegado del Rector para la Calidad

Fecha: 14 de Marzo de 2007

Fecha: 14 de Marzo de 2007


1. OBJETO

Este documento tiene por objeto establecer el método para realizar el seguimiento de los Planes de Mejora de las distintas unidades (Centros, Titulaciones, Departamentos, Grupos de Investigación, Servicios Universitarios, Institutos Universitarios, etc.) que han llevado a cabo su evaluación dentro de alguno de los planes institucionales en los que la UMU ha estado implicada, para analizar el grado de cumplimiento del mismo y las posibles dificultades detectadas en su desarrollo.


Los resultados del seguimiento deben ser analizados, comparándolos con las áreas de mejora detectadas en la evaluación con el fin de conocer si se están consiguiendo las mejoras previstas y, en su caso, redefinir las actuaciones necesarias, manteniendo así un proceso de mejora continua, sistemática y consistente.


^ 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento se pone a disposición de todas las unidades evaluadas que lo deseen para que lo apliquen o lo adapten a sus particularidades. En cualquier caso será el que utilice la Unidad para la Calidad para sus actuaciones de formación y asesoramiento a las unidades que lo deseen.


3. RESPONSABILIDADES

responsable

funciones

Decano, Director,

Jefe Unidad evaluada

- Constituir y presidir el Comité de Calidad

- Animar la participación en las acciones de mejora

Comité de Calidad

- Realizar el seguimiento del Plan de Mejora e informar del mismo

Responsable acción de mejora

- Guiar la implantación de cada acción de mejora

- Dar cuenta del desarrollo de la misma al Comité de Calidad

Grupo de Mejora

- Llevar adelante las actividades correspondientes a la acción de mejora para la que ha sido creado

Unidad para la Calidad

- Dar apoyo técnico al Comité de Calidad (pudiendo formar parte del mismo) y a los Grupos de Mejora

- Valorar las acciones de mejora realizadas para informar a su Dirección


4. DEFINICIONES

Unidad evaluada: Toda Titulación, Centro, Servicio Universitario, Instituto Universitario, Departamento, Grupo de Investigación o Escuela Profesional que haya seguido un proceso de evaluación aceptado por la Universidad de Murcia.

Plan de Mejoras: Conjunto de actuaciones, con indicación de etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos necesarios y método o indicadores de seguimiento, resultante de un diagnóstico estructurado de una unidad, en el que se han detectado debilidades y fortalezas de la misma, cuyo objetivo es la mejora continua de la unidad.

^ Plan Anual de Mejora: Acciones previstas, incluidas en el Plan de Mejoras, a desarrollar en el espacio temporal de un año.

Área de mejora: Todas las debilidades diagnosticadas en la evaluación, así como alguna otra situación cuya mejora se recoge en el Plan de Mejora.

Acción de mejora: Actuación o conjunto de actuaciones con las que se prevé resolver una de las áreas de mejora incluidas en el Plan de Mejora.


^ 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

- Informes de evaluación (interna y externa, si procede).

- Plan de Mejora de la unidad evaluada (si no está incluido en el documento anterior).

- Documento de solicitud de apoyo, desde el Rectorado, a la realización de planes de mejora.


6. DESARROLLO

6.1. PROCESO.

Para que cualquier unidad evaluada pueda desarrollar todas las oportunidades derivadas del proceso de mejora, es necesario entender la calidad como uno de sus objetivos estratégicos, lo que implica un compromiso continuo tanto por parte del Equipo de Dirección como de todo el personal que la componen, así como un apoyo decidido desde el Equipo de Gobierno de la UMU.


El logro de mejoras efectivas requiere implicar a todo el personal en una actitud hacia la mejora continua, ya que con frecuencia, el mayor obstáculo es la propia cultura de la organización. La unidad evaluada debe decidir los cambios que necesita hacer, cómo realizarlos y dónde concentrar sus esfuerzos.


El proceso de seguimiento se inicia, después de la elaboración del Plan de Mejoras (Formato F01) derivado de la evaluación, con las siguientes acciones:

  1. Constitución de un Comité de Calidad de la unidad evaluada (Formato F02), que será el órgano responsable de realizar el seguimiento de la implantación y ejecución de las acciones contenidas en el Plan de Mejora, por medio de los Planes Anuales de Mejora, para lo que podrá generar Grupos de Mejora específicos. Se encargará además de coordinar a los responsables de cada una de las acciones de mejora.




  1. Información, por parte del Comité de Calidad, a todo el personal de la unidad evaluada de las acciones de mejora proyectadas, del plazo de su implantación, medición de resultados y revisión si procede.




  1. Realización de reuniones periódicas del Comité de Calidad para el estudio de la evolución de las acciones implantadas y la toma de decisiones sobre las mismas. La periodicidad de las reuniones las establecerá el propio Comité.




  1. Análisis de los resultados de la aplicación del Plan de Mejoras, por medio de:

  • Valoración de las acciones que se han realizado

  • Consideración del nivel de cumplimiento del Plan, por medio de indicadores cuantitativos y cualitativos, así como un análisis de las incidencias que se hayan presentado.

  • Análisis de las circunstancias que justifican, en su caso, la no realización de acciones programadas o de aquellas que se han llevado a cabo no estando programadas, y la forma en la que se han desarrollado.

  • Valoración del nivel de satisfacción de los diferentes agentes destinatarios de las mejoras, tanto por lo que respecta al proceso de ejecución, como a los resultados de las acciones llevadas a cabo.


^ 6.2. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD.

Las funciones que se plantean en este punto, completan las indicadas en el punto 3 (Responsabilidades) del presente procedimiento, y pueden ser tenidas en cuenta en la elaboración de Reglamentos de Régimen Interno de cada unidad.


El Comité de Calidad de la unidad evaluada tendrá, principalmente, las siguientes funciones:

Funciones institucionales:

  • Reforzar y valorar los esfuerzos de la institución y la unidad evaluada.

  • Reforzar la visión del seguimiento orientado a la mejora de la unidad.

  • Presionar sobre el compromiso institucional con la mejora continua.

  • Valorar la adecuación del Plan de Mejoras con la evaluación inicial de la unidad.

  • Aportar valor añadido sobre las estrategias de actuación de la unidad.

Funciones organizativas:

  • Dar información a los agentes implicados en la Titulación o Servicio sobre la puesta en marcha y seguimiento del Plan de Mejoras.

  • Detectar los problemas para la implantación de acciones concretas.

  • Priorizar las acciones para definir cada Plan Anual de Mejora y establecer canales de comunicación adecuados con los responsables de llevar a cabo las mismas.

  • Planificar y asignar tareas y ejercer el control periódico en la realización de las mismas.

  • Elaborar las herramientas adecuadas que midan los resultados de las acciones aplicadas a las debilidades detectadas en la evaluación.

^ 6.3. INFORME DE RESULTADOS

El Comité de Calidad de la unidad evaluada elaborará un informe que contenga los aspectos referidos en el punto 4 del apartado 6.1 (Proceso), añadiendo una relación de puntos fuertes y débiles del proceso de seguimiento del Plan de Mejora realizado, así como las indicaciones que estimen oportunas para el rediseño del Plan de Mejora para los próximos años, o bien la elaboración completa del plan futuro.


Este informe deberá contener, además, por cada una de las acciones llevadas a cabo:

  • Equipo humano implicado en la acción

  • Resultados obtenidos, haciendo mención al grado de cumplimiento de los objetivos propuestos (indicadores)

  • Actuaciones desarrolladas

  • Valoración de la experiencia (mejora que ha supuesto en el conjunto de la unidad evaluada)

  • Breve memoria económica


Este informe, para cuya elaboración puede seguirse el Formato F03, estará a disposición de la Comisión de Calidad del Consejo de Gobierno o del Claustro, según se determine, enviando copia del mismo a la Unidad para la Calidad.


^ 6.4. UNIDAD PARA LA CALIDAD.

La Unidad para la Calidad colaborará con las unidades que lleven adelante su Plan de Mejora, a lo largo de todo el proceso, aportando información, desarrollo de herramientas específicas, elaboración de encuestas, entrevistas, así como cualquier otro tipo de apoyo o asesoramiento que requiera el Comité de Calidad.


^ 6.5. INDICACIÓN FINAL.

Sería conveniente establecer un sistema de reconocimiento, grupal y/o individual, para las personas que voluntariamente se integren en los Comités de Calidad o Grupos de Mejora, con el fin de estimular la participación del personal en estas estructuras.


7. FORMATOS

F01 Estructura del Plan de Mejora

F02 Constitución del Comité de Calidad

F03 Ficha identificativa de la acción de mejora

F04 Plan de seguimiento


8. REGISTROS

El Comité de Calidad será responsable de archivar la documentación que crea conveniente, de la generada a lo largo del Plan de Mejora.


La Unidad para la Calidad, generará un registro para el seguimiento del Plan de Mejora de cada unidad que se evalúe, en el que incorporará los informes de seguimiento que realice tanto ella misma, como el correspondiente Comité de Calidad.


ANEXOS

Se incluyen como anexos a este procedimiento, los formatos relacionados con el mismo e indicados en el punto 7 (Formatos) anterior, identificados por su código correspondiente.


^ ESTRUCTURA DEL PLAN DE MEJORA


DATOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD EVALUADA






Acciones de mejora (priorizadas)

Tareas a desarrollar

Responsables de la realización

Fechas de inicio y final

Recursos necesarios

Indicador de seguimiento



















































































































































Por la unidad correspondiente:


(fecha y firma del presidente del Comité de Calidad)


^ CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD


Por decisión de …………………………………….. , se constituye el Comité de Calidad de ………………....................................................(indicar nombre de la unidad), con la siguiente composición:


Presidente:


Vocales:


Secretario:


Las funciones del Comité están indicadas en ………….., y se resumen como sigue:


Murcia, a ……de ………………...de 200..


Fdº El Secretario del Comité de Calidad


FICHA-INFORME DE LA ACCIÓN DE MEJORA

^

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Área de Mejora

^ Unidad evaluada




Ámbito de aplicación

Docencia

Investigación

Servicios

Fecha de inicio




^ Fecha de finalización




Responsable

(Presidente Comité de Calidad)

Nombre y Apellidos




^ Cargo Académico




Teléfono




e-mail




^ PLAN DE ACCIÓN

Objetivos e indicadores


Equipo de trabajo


^
Resultados cuantitativos y cualitativos esperados




Despliegue (actuaciones, recursos, temporalización)


Destinatarios de la acción de mejora






^

EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORA


Valoración de las actuaciones realizadas


Nivel de cumplimiento del Plan


Análisis de causas


Satisfacción de los destinatarios de la acción


Valoración global de la acción (fortalezas y debilidades)


Breve memoria económica


Sugerencias para el desarrollo de nuevas acciones de mejora





PLAN DE SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE A LA TITULACIÓN/CENTRO/SERVICIO DE ………………………..



Acciones de mejora (priorizadas)

Tareas a desarrollar

Estado de la realización

Observaciones

A

B

C

D

E


































































































































































































































































































Estado de la realización: A: Finalizada, B: Iniciada y no finalizada (indicar el porcentaje de realización en que se encuentra), C: No iniciada, D: Eliminada, E: Incorporada al Plan de Mejoras (indicar fecha del día en que el Comité de Calidad decidió su inclusión)

Observaciones: Se deben indicar las razones por las que no se han realizado acciones previstas o se han incorporado nuevas.


01 de 14-03-2007 F01-PA01

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